Алгоритм действий при смене главного бухгалтера

В Отдел по г. Витебску и Витебской области ООО «Бухгалтерские технологии» периодически обращаются управленцы, которые желают грамотно оформить смену представителя рассматриваемой процессии. Как правильно уволить, чтобы избежать возможных негативных последствий?

Шаг №1. Определение порядка увольнения

Главбух может освободить должность по следующим причинам:

Допускается несколько способов решить проблемы, связанные с бухгалтерией. Давайте обобщенно рассмотрим каждый:

• Соглашение, достигнутое между сторонами;
• Истечение периода действия трудового договора;
• По собственному волеизъявлению;
• По причине перевода к другому нанимателю;​
• Из-за перехода на выборную должность;
• Отказ от переезда в иную местность;
• Отказ от исполнения обязанностей в связи с изменением существенных условий труда;
• Другие причины.

Если освобождение от должности происходит не по заявлению сотрудника (например, в связи с окончанием времени действия контракта), важно заблаговременно уведомить. В описанной ситуации данная операция должна выполняться не позже, чем за один месяц до окончания периода, озвученного в документе. Документ вручается лично или посредством почты с отметкой о вручении.

Шаг №2. Проведение аудита

Настоятельно рекомендуем не игнорировать возможность тщательно проверить положение дел, которое сформировалось при лице, собирающемся освободить должность. Важно получить объективные сведения, поэтому приглашаются представители специализированной компании. Такой подход позволит выявить каждую оплошность. Аудит проводится по спецзаданию в соответствии с правилами такой деятельности, утвержденными Минфином РБ.

При заключении договора укажите следующие моменты:

• Срок проверки;
• Содержание работ;
• Объем работ;
• Цель, для которой готовится отчет;
• Другие нюансы.

Если освобождение от должности происходит не по заявлению сотрудника (например, в связи с окончанием времени действия контракта), важно заблаговременно уведомить. В описанной ситуации данная операция должна выполняться не позже, чем за один месяц до окончания периода, озвученного в документе. Документ вручается лично или посредством почты с отметкой о вручении.

Шаг №3. Издание приказа об осуществлении процедуры приемки-передачи дел

Этот документ создает наниматель. Допускается, чтобы в одном приказе отражалось освобождение от должности прежнего и назначение нового сотрудника. Предпочтительнее издавать заранее.

Не забудьте привести ряд моментов:

1. Ф.И.О. тех, кто передает и принимает дела.
2. Ф.И.О. человека, которому вручаются бланки.
3. Дата оформления акта.
4. Срок процедуры.

Когда разговор о крупной компании, предполагается массивный объем документации. В таких условиях предпочтительнее создать специальную комиссию, чтобы ускорить работу. Состав закрепляется в приказном порядке.

Шаг №4. Проведение инвентаризации

Обязательное условие, когда бухгалтер признан лицом с материальной ответственностью. Процедура инвентаризации оформляется надлежащим образом (в форме акта).

Шаг №5. Передача дел и оформление соответствующего акта

Не забудьте привести ряд моментов:Содержание данной процедуры в белорусском законодательстве не освещено. Передаче подлежит документация, за которую отвечает главбух.

Подразумеваются приведенные ниже направления:

1. Постановка и ведение бухучета.
2. Формирование политики учета.
3. Составление и своевременное представление отчетности.
4. Начисление и перечисление обязательных платежей.
5. Составление и представление статотчетности.

Рекомендуем распечатать регистры с указанием всех предусмотренных нормами права сведений. При ином стечении обстоятельств будет сложно доказать, что изменения не внесены новым главбухом.

В акте стоит дать характеристику передаваемым делам и отразить:

• Название документа;
• Дату и место оформления;
• Ф.И.О. тех, кто сдает и принимает дела;​
• Дату, а также номер основания (подразумевается соответствующий приказ);
• Наименования папок, разного рода подшивок;
• Серии/номера неиспользованных бланков, а также чековых книжек;
• Передаваемые штампы, ключи, иное имущество.

Не забудьте отразить документацию, которая не велась, велась с ошибками или утеряна. Каждое замечание стоит подробно проиллюстрировать. Подписывается всеми участниками процедуры и утверждается нанимателем.

Шаг №6. Издание приказа об освобождении от должности

При условии, что в приказе о процедуре приемки-передачи отсутствовал пункт об увольнении главбуха, нужно оформить соответствующий документ. Важно ознакомить лицо, освобождающее должность, под подпись с указанием даты, приведением фамилии и инициалов.

Шаг №7. Выдача трудовой и окончательный расчет

В последний рабочий день выдается трудовая, о чем вносятся сведения в книгу, предназначенную для учета движения такой документации. Тогда же бывший сотрудник должен получить причитающиеся деньги. Промедление не допускается!

Доверяй, но проверяй!

Так можно охарактеризовать главный принцип правоотношений между нанимателем и главным бухгалтером. Даже если сформировалась доверительная атмосфера, нужно быть предельно внимательным. Помните о том, какую роль играет фигура бухгалтера на предприятии.

Вовсе необязательно, чтобы бывший сотрудник имел умысел обмануть (хотя случается всякое). Нередко наличествуют ситуации, когда обнаружить ошибки можно только при объективном взгляде со стороны. Говоря иначе, должностное лицо работало неправильно, не осознавая этого.

Как бы там ни было, тяжесть ответственность ложится на предприятие. Вряд ли хотите тратить время на исправление недочетов, которые то и дело дают знать при последующей работе. Кроме того, приведенный выше подход позволяет четко разграничить время работы бывшего и нового главбуха, а значит – формировать объективные требования по отношению к подчиненным.

Важно добиться ясного понимания положения дел, которое имеет место при увольнении. Только при таком подходе легко избежать санкций. Даже если проблемы дадут о себе знать, следование указанной выше схеме действий позволит выйти из ситуации победителем.

Как показывает практика Отдела по г. Витебску и Витебской области ООО «Бухгалтерские технологии», ничего сложного в увольнении главбуха нет, но нужно четко понимать, как поступать в той или иной ситуации.

Надеемся, что сегодняшний материал устранил пробелы, которые присутствовали у руководителей предприятий. Безусловно, скрытые моменты присутствуют, но говорить о них можно, только когда подразумевается конкретная ситуация. Теперь читатель во всеоружии. Рады помочь!