Составление и оформление организационно- распорядительных документов
Организационно-распорядительные документы являются неотъемлемой частью работы хозяйствующего субъекта. ОРД являются основой для действий сотрудников при осуществлении служебных обязанностей. Составление организационно- распорядительных документов имеет определенные требования к заполнению.
01
Реквизиты документов, которые являются обязательными
В процессе функционирования руководитель и сотрудники организации руководствуются в работе не только законодательными нормами, но и выпущенными руководителем, реже, общим собранием собственников правилами, положениями, распоряжениями.
Документы, выпускаемые руководителем, делятся на две группы:
- организационные;
- распорядительные.
К первой группе относятся, касающиеся предприятия в целом. В группу входят инструкции, положения, нормативы, регламенты. Примером организационного служит Положение об оплате труда, которое регулирует форму оплаты труда на предприятии, порядок выдачи премий и доплат, поощрения и наказания работников.
Охарактеризовать организационные можно как обобщающие. Организационные задают регламент деятельности организации и служат основанием для составления распорядительных документов.
Особенностью организационных документов является состав лиц, которые их принимают. Организационные составляются не одним руководителем, а в содружестве с представителями трудового коллектива или собственника.
Другое различие заключается в обобщенном характере информации, которая используется в конкретной ситуации.
Документы, входящие во вторую группу, применяются в текущей деятельностиорганизации и основываются на законодательных нормах и организационных нормативах. К ним по праву относятся распоряжения, приказы.
Оба вида документации обязательны для исполнения сотрудниками. Распорядительные встречаются чаще, являясь готовым решением в текущей ситуации, и требуют немедленного исполнения.
Для ОРД существуют обязательные реквизиты. В нем должны присутствовать:
- название;
- дата составления;
- наименование организации;
- указание на факт экономической деятельности, послуживший поводом для составления документа;
- количественные составляющие или сумма документа;
- подписи.
Нет требований по использованию конкретных форм бланков. Организация вправе самостоятельно разработать или взять старую, разработанную Росстатом.
Наша Отдел по г. Витебску и Витебской области ООО «Бухгалтерские технологии» располагает готовыми образцами бланков или разработает новую с учетом пожеланий заказчика. Из опыта работы сотрудниками сделаны выводы: большинство организаций пользуются стандартными бланками. Для предприятий это не всегда приемлемо.
Наши сотрудники предложат заказчику бланки, удобные для применения, исходя из специфики деятельности, сложности формулировок и степени детализации.
02
Общие правила для оформления ОРД
Чтобы ОРД был правильно оформлен, необходимо придерживаться правил заполнения:
распорядительный или организационный оформляются электронно и на бумажном носителе;
обязательна нумерация страниц;
номера страниц проставляются в середине лицевой части листа;
разрешается печатать информацию как с лицевой стороны, так и в оборотной стороны;
шрифт используется 12-14. Уменьшать размер рекомендуется только в таблицах;
текст выравнивается по границам полей;
важные моменты позволяется выделять полужирным шрифтом;
В верхней строке должно быть размещено наименование организации. Оно должно звучать так, как обозначено в учредительных документах. Если учредительные документы предусматривают полное и краткое наименование, то они должны быть размещены в таком порядке: сверху-полное, ниже-краткое. При наличии вышестоящей организации, название располагается первым.
Следующим реквизитом является наименование, затем идет дата составления. Нет строгого регламента в указании даты. Месяц может указываться числом или словом. При необходимости может быть внесена информация, извещающая, что информация предназначена только для определенного круга пользователей. При этом в правом верхнем углу проставляется отметка «коммерческая тайна», «для служебного пользования» и другая.
В тексте первой строкой указывается причина, в связи с которой появился документ. Она может не указываться, если в распоряжении или приказе всего несколько строк. При указании причины необходимо наличие ссылки на статью Закона, организационный регламент либо положение, которые действуют на данный момент.
03
Причины обращения в специализированную компанию за помощью в составлении ОРД
В процессе работы Отдел по г. Витебску и Витебской области ООО «Бухгалтерские технологии» встречается с различными причинами, по которым руководители обращаются в нашу компанию:
- отсутствие в штате юриста;
- в процессе проверки документации инспектор указал на недостатки в оформлении ОРД;
- вновь созданное предприятие не может самостоятельно разработать и грамотно составить документы, необходимые в начале производственной деятельности;
- необходимость защитить коммерческую тайну.
Документация должна составляться вовремя и грамотно. Если такой подход отсутствует, то это грозит штрафами. Отдел по г. Витебску и Витебской области ООО «Бухгалтерские технологии» предлагает помощь в составлении ОРД как в виде разовой услуги, так и абонентское обслуживание.
04
Какими должны быть ОРД
ОРД должны отвечать непреложным требованиям для удобства работы с ними:
четкость;
Только четко составленный повлечет за собой точное исполнение.
конкретика;
В ОРД не должно быть размытых понятий, только конкретно выраженная задача даст возможность сотрудникам правильно его исполнить.
распорядительные документы должны соответствовать законодательным и организационным, изданным ранее;
срок исполнения;
Только указание срока, за который распоряжение должно быть исполнено, поможет отконтролировать исполнение.
05
Стоимость услуг по составлению организационно-распорядительных документов
Для составления организационно- распорядительной документации в штате должен быть юрист, кадровик, делопроизводитель. Не все компании могут себе это позволить. Пользуясь услугой Отдела по г. Витебску и Витебской области ООО «Бухгалтерские технологии» по составлению организационно-распорядительных документов, можно легко сэкономить.
Стоимость услуги по составлению организационно-распорядительных документов рассчитает менеджер. Стоимость, в любом случае,будет ниже, чем содержание штатных работников. Составление и оформление ОРД специализированной рганизацией даст уверенность в безошибочном составлении.