Аудит кадрового делопроизводства

Грамотное ведение учёта кадров – обязательная процедура для любой белорусской компании. Движение персонала, его убытие с места работы и поступление на нее, ведение трудовых книжек, реестров, регистрация трудовых контрактов и т.д. должны быть зафиксированы в установленном
порядке. Это полностью соответствует действующему трудовому законодательству. В противном случае, организация рискует получить серьезные проблемы с органами власти. На них может быть наложен штраф, приостановление деятельности и даже принудительное закрытие. Чтобы этого не произошло, рекомендуется осуществить кадровый аудит, на котором специализируется Отдел по г. Витебску и Витебской области ООО «Бухгалтерские технологии».

Общая характеристика кадрового аудита

Аудит кадровой системы – проверка всей документации и процедур, непосредственно связанных с движением работников внутри организации, на предмет их соответствия действующим правовым нормам. Аудит может быть узконаправленный, когда проверяется оформление кадрового документооборота, либо широким – в этом случае проверке подлежит вся сфера управления персоналом.

Главная цель данного мероприятия состоит в выявлении потенциальных рисков возникновения конфликтов. В качестве последних можно выделить предъявление претензий со стороны уполномоченных органов либо трудовых споров с работниками компании. Основными задачами проведения проверки кадров выступают:

• определение ошибок в документации по кадрам;
• оценивание состояния кадровой службы;
• подготовка к проверке уполномоченными органами;
• устранение рисков наложения административного наказания;
• повышение эффективности работы кадровой службы;
• поиск внутренних резервов;
• оценка кадрового потенциала и т.д.

Независимо от конкретной цели, которую преследует кадровый аудит, данное мероприятие позволяет выяснить, в каком состоянии находится кадровое делопроизводство в фирме. Как правило, аудитор проверяет правила внутреннего трудового распорядка, действующие в
конкретной организации, инструкции по охране труда, штатное расписание, табель учёта рабочего времени, положение об оплате труда, трудовые договоры, личные дела работников, книги учёта трудовых книжек и др.

Кадровый аудит носит рекомендательный характер. Руководство компании самостоятельно решает, нуждается ли она в такой проверке или нет. Несмотря на добровольность проведения проверки кадрового делопроизводства, она получает все большее распространение. Это обусловлено тем, что в трудовое законодательство постоянно вносятся изменения, которые необходимо отслеживать.

Кроме того, в случае обнаружения нарушений, на хозяйствующий субъект накладываются серьезные санкции, которые грозят компании внушительными финансовыми потерями.

Существует множество различных причин, которые предполагают проведение проверки отдела кадров. Самыми распространенными являются следующие:

• смена топ-менеджера (новый управляющий должен четко понимать, какая ситуация сложилась в компании в сфере делопроизводства);
• подготовка к приходу уполномоченных государственных структур;
• возникновение трудовых споров с сотрудниками;
• трудоустройство иностранных работников;
• внесение изменений в действующее трудовое законодательство Беларуси и др.

В этих и других случаях целесообразно обратиться к настоящим профессионалам своего дела. Отдел по г. Витебску и Витебской области ООО «Бухгалтерские технологии» организует аудит кадровой политики качественно, оперативно и по приемлемой цене. Наши сотрудники проверят всю документацию на предмет их соответствия нормам закона.

Основные этапы аудита кадров

Проверка кадрового делопроизводства в ходе осуществления аудита предполагает последовательное выполнение следующих действий:

1. издание приказа о проведении аудита;
2. постановка цели и формулирование задач;
3. установление даты и сроков аудита;
4. подготовка необходимой документации;
5. изучение документов и их анализ;
6. фиксация выявленных ошибок.

По окончании проверки специалист даёт письменное заключение. В нем отражается реальная ситуация в сфере кадрового делопроизводства. В содержание данного документа включаются следующие пункты:

• предмет;
• тип выявленных нарушений;
• комментарий;
• риск для организации.

Естественно, эксперт, который провел проверку, даёт квалифицированные рекомендации по устранению выявленных нарушений.

Поскольку кадровый аудит является добровольной процедурой и окончательное решение о его проведении принимает руководитель, его целесообразно проводить раз в 1-2 года. Такая регулярность позволит контролировать реальную ситуацию в сфере кадрового делопроизводства и
своевременно решать проблемные моменты, что позволит избежать серьезных проблем с законом.

Если вам необходимо воспользоваться услугами компаний, которые специализируются на кадровой проверке, тогда обратите внимание на Отдел по г. Витебску и Витебской области ООО «Бухгалтерские технологии». У нас работают опытные специалисты, обладающие высокой квалификацией. Мы гарантируем независимую, объективную и беспристрастную проверку кадровой документации и ее соответствия действующему законодательству.

Распространенные ошибки ведения кадрового учёта

Квалифицированная проверка работы кадров предполагает выявление нарушений в анализируемой сфере. Самыми распространенными ошибками выступают следующие:

• отсутствие обязательной информации, предусмотренной белорусским законом, в трудовом договоре;
• оформление приказа о приеме лица на работу без ознакомления с локальными актами;
• несоблюдение унифицированной формы записей в трудовых книжках;
• нарушение основных правил хранения документов;
• отсутствие штатного расписания либо его некорректное заполнение;
• отсутствие должностных инструкций либо их неправильное составление в части отсутствия прав и обязанностей сторон, решаемых ими задач и ответственности в случае допущения нарушений и т.д.

Выявленные нарушения должны быть отражены в экспертном заключении. При этом санкции на владельца бизнеса никаких не налагается. Однако если руководство компании проигнорирует рекомендации аудитора и не устранит их до начала официальной проверки уполномоченных структур, в частности налоговых органов, то он рискует получить высокие штрафы. Поэтому мы настоятельно рекомендуем воспользоваться нашими услугами по проверки работы отдела кадров в целях выявления допущенных ими нарушений. Мы поможем вам избавиться от существующих ошибок и снизить финансово-экономической риски.