5 советов как не стать жертвой «черного» бухгалтера

Незаконная бухгалтерия имеет несколько ходовых наименований: «черная», «темная», «теневая», «серая», «двойная». Но ни в одном законодательстве не признан термин «черная бухгалтерия». Юридически неправомерная форма ведения бухучета приводит к печальным последствиям от штрафа до уголовного дела и лишения свободы.

Законодательные акты РБ, касающиеся бухгалтерии

В 2013 году в Беларуси был принят Закон «О бухгалтерском учете и отчетности», в общих положениях которого указаны основные термины, принципы ведения и государственного регулирования бухучета и отчетности, а также – полномочия профсоюзов (объединений, ассоциаций) бухгалтеров.

Нормативные правовые акты, затрагивающие бухгалтерскую сферу, включают:

1. Закон об аудиторской деятельности;
2. Закон об обязательных страховых взносах;
3. Постановление Минфина о дате совершения хозопераций (№ 55);
4. Национальный стандарт бухучета и отчетности (Постановление Минфина № 104);
5. и др.

С 2019 года ведется «Дорожная карта» по унификации российской и белорусской систем бухгалтерского учета и отчетности, формируются национальные стандарты РБ, нарабатывается опыт электронного документооборота.

Как не стать жертвой «черного» бухгалтера?

Теневой учет ведется параллельно нормативному, и официально «убыточное» предприятие на поверку может приносить немалую прибыль. Миллионный оборот при заниженных зарплатах – «звоночек» для налоговой службы и прокуратуры.

«Черной» считается любая бухгалтерия, при которой:

• в обороте организации (предприятия) присутствуют неучтенные наличные средства;
• происходит выдача заработной платы (целиком или частично, по «серой» схеме)
  официально не учтенными наличными «в конвертах»;
• используются активы, не принятые на баланс организации (предприятия);
• используется недвижимое имущество без договора аренды;
• ради уменьшения налоговых выплат занижаются доходы субъекта хозяйствования;
• и др.

Законодательство Беларуси признает финансовые махинации главного бухгалтера либо служебным подлогом, либо служебной халатностью (статьи № 427 и № 428 УК РБ). В зависимости от квалификации нарушения применяется соответствующая мера воздействия и наказания.

Советуют профессионалы

Рассмотрим пять типичных ситуаций, проливающих свет на возможные проявления «черных» действий бухгалтеров, и обратимся за советом к профессионалам: как предотвратить или выявить и исправить нарушения в отчетности.

Пять основных советов, как не попасться в лапы недобросовестного бухгалтера:

1. Регулярно проводить аудит (внутренний и внешний).
2. Организовать службу безопасности (для больших производств) либо нанять контролера (для среднего и малого бизнеса).
3. Свести к минимуму полномочия главного бухгалтера.
4. Организовать контроль за распределением поступающих средств (денег и материальных активов).
5. Не допускать «почкования» фирм-однодневок (в случае крупного бизнеса) и включения в ведомости «мертвых душ» (для ЧУП, ИП и т.п.).

Ситуация 1: Махинации с выплатами несуществующим работникам

Крупная компания с большим количеством наемных работников рискует приписками «мертвых душ» в зарплатные ведомости и оформлением ложных отпусков и листков нетрудоспособности, в том числе – декретных начислений.

Совет: Требовать регистрации больничных через отдел кадров, ведения табеля учета рабочего времени сотрудников, наличия штатного расписания. При сличении данных вышеозначенных документов с зарплатными ведомостями будут видны расхождения.

Ситуация 2: Махинации с авансовыми отчетами

Авансом выдаются средства на командировки, бензин (и другие горюче-смазочные материалы), канцтовары, поставки и услуги сторонних организаций и на прочие хозяйственные нужды.

Неизрасходованные средства в указанные руководством сроки должны быть возвращены подотчетным лицом, частично заполняющим отчет по авансу и предоставляющим прилагаемую документацию (чеки, накладные, билеты и т.д.).

Оформляя АО, бухгалтер может отразить фиктивные траты и присвоить средства, выделенные на возмещение. Махинация проворачивается «под носом» у невнимательного руководителя, обязанного собственноручно подписывать приказы и удостоверения.

Совет: Провести доскональную аудиторскую проверку авансовых отчетов организации и приложенных отчетных документов и удостовериться в возврате остаточных средств.

Ситуация 3: Махинации с платежными поручениями

Платежные поручения подписывает главный бухгалтер, подпись директора для удобства часто проставляется на незаполненных бланках заранее.

Приходный ордер заполняется для внутренних нужд, покупателю выдается на руки корешок. Опасность в том, что в корешке может быть указана верная сумма наличной оплаты, а в документе – заниженная. Разница отправляется в карман «черного» бухгалтера. ИП или юрлицо, приобретающее товар со склада, может отказаться от «платежки», что облегчает мошенничество, выявляемое при налоговой проверке.

Совет: Проводить внеплановые ревизии кассы, ежедневно заказывать банковские выписки. Товарные накладные, акты и договора пропускать через контролирующую службу.

Ситуация 4: Откаты

Опасность откатов возникает, когда главбух уполномочен выбирать поставщиков для организации.

Совет: Ограничить полномочия главного бухгалтера.

Ситуация 5: Сговор

Сговор бухгалтера с сотрудниками распространен при складских махинациях и при списании материальных ценностей. Компании грозят доначисление налога, пени и штрафы.

Совет: Без предупреждения проводить внутренние проверки приходных складских ордеров, транспортных накладных, учетных карточек и первичной документации.

В любом случае недобросовестные действия «черного» бухгалтера необходимо выявлять, пресекать и предотвращать, что вполне по плечу внимательному и ответственному руководителю, не скупящемуся на аудиторские и прочие проверки.

Приглашение независимого эксперта – разумное решение! Отдел по г. Витебску и Витебской области ООО «Бухгалтерские технологии» поможет Вам в сложных ситуациях.