Личные дела персонала. Эти 10 ошибок точно не допустит толковый кадровик!

Личное дело работника в РБ принято формировать только при условии, что с человеком уже подписан трудовой договор и издан соответствующий приказ. Так гласит Инструкция, утвержденная Комитетом по архивам и делопроизводству от 26.03.2004 №2.

Это знает каждый специалист ОК, но только даже при решении такой обыденной задачи то и дело проскальзывают недочеты различной степени тяжести. «Бухгалтерские технологии» не ставят задачи раскрыть все проблемные моменты, но зато выбрали 10 ярких примеров, которые встречаются чаще всего.

Ошибка №1. В личном деле нет документации, которая обязана присутствовать непременно, а если и присутствует, то с игнорированием хронологии

Личное дело – некий набор документов о сотруднике и его профессиональной карьере. Контролирует оформление, а также хранение руководитель компании. Ведение личного дела работника предполагает нижеприведенную последовательность: 

1. Внутренняя опись.
2. Дополнение к личному листку.
3. Личный листок по учету кадров.
4. Автобиография.
5. Копии документации о полученном образовании, повышении квалификации и переподготовке.
6. Заявление о приеме на должность.
7. Копия приказа о приеме.

Кроме того, дополнительно включается то, что прописано в пункте 7 Инструкции.

В процессе дело дополняется еще и тем, что характеризует деловые, научные, личностные и т.д. качества работника. Что конкретно имеется в виду?

1. Характеристики.
2. Листы аттестации.
3. Списки изобретений и научных опусов.
4. Заявления работника.
5. Копии приказов на работника.
6. Прочее.

По решению отдела ОК можно добавлять и трудовой договор.

Ошибка №2. Добавление ненужной документации

Советы кадровика, пережившего советское время, часто сводятся к превращению дела в свалку. «Лишний документик не помешает». А вот и нет! Точно не стоит добавлять:

• копии приказов об отпусках, дисциплинарных взысканиях (кроме увольнения как такой меры);
• справки о локации жительства, семье, получаемой зарплате;
• иное, если официальный срок хранения не превышает 10 лет.

Если хотите, чтобы всегда все было хорошо, «Бухгалтерские технологии» рекомендуют регулярно проверять дела на предмет ненужного мусора – избавляйтесь безжалостно.

Ошибка №3. Отсутствие внутренней описи

Обязана быть непременно! Содержит названия документации, ее индексах, а также датах. Листы описи принято нумеровать, но обособленно от листов самого личного дела.

Ошибка №4. Не отражено все, что присутствует

Во внутренней описи приводятся документы в полновесном объеме. Изъятие и замена оригиналов также фиксируется в описи (графа «Примечание»). Сверяйте документацию в личном деле непосредственно с тем, что приведено в описи. Вносите нужные записи, если требуется.

Ошибка №5. Личные и прочие дела хранятся совместно

Тоже частая проблема, хотя в пункте 19 Инструкции четко указано, что ведение личного дела работника предполагает обособленное хранение по номерам или в порядке алфавита.  

Ошибка №6. Отсутствие книги учета личных дел

Обязан вестись строгий учет! Как раз для решения такой задачи закон и предписывает заводить соответствующую книгу или журнал.

Ошибка №7. Нет акта приема-передачи, хотя эта операция производилась

Когда человек, ответственный за дела, уходит с должности или переводится, документация передается другому сотруднику в соответствии с актом.

Ошибка №8. Дела выдаются без разрешения руководителя и без использования контрольной карточки

Вручать во временное использование уместно исключительно при наличии разрешения руководителя. Контрольная карточка готовится на каждое выданное дело и отправляется на его место.

Ошибка №9. Отсутствует проверка наличия, а также состояния личных дел

Хотя бы раз в 5 лет приказом руководителя создается комиссия, которая и выполняет проверку. Фиксируется все в дополнении к личному листку. Обнаружив недостатки, принято готовить акт, утверждаемый главой компании.

Ошибка №10. Дела уволенных не передаются в архив

Если человека освободили от должности, его дело отправляется в архив фирмы. В опись такие дела вносятся и систематизируются в алфавитной последовательности.

Вот в общем-то и все, что сегодня «Бухгалтерские технологии» хотели рассказать про личное дело работника РБ. Остались вопросы? А консультация для чего?! Не хотите вообще кадрами заниматься? Тогда с этой задачей легко справятся наши сотрудники. Оставьте заявку!