Как осуществить перевод сотрудников на удаленку

 Данный вопрос завладел умами многих в связи с пандемией коронавируса.

К примеру, в США крупные IT-компании, иного профиля уже год функционируют в удалённом режиме. В таких странах, как Англия, Италия, Франция и иных наблюдается примерно такая же ситуация. Конторы, что могут осуществлять функционирование на удалёнке, так и работают.

В России, Беларуси также часть компаний последовала подобному примеру.

Вопрос в том, как это правильно сделать, чтобы…

• соблюсти действующее законодательство;
• организовать полноценный рабочий процесс;
• осуществлять контроль деятельности сотрудников.

 В каких структурах с удалёнкой знакомы задолго до того, как мир «накрыла» пандемия опасного заболевания?

В Беларуси и тем более за рубежом с данным режимом работы знакомы компании, для которых важен результат работы, а не просиживание сотрудника на рабочем месте. Но такой режим работы рассматривался как временный или выступал в качестве поощрения отдельным работникам.

В период многочисленного заражения людей пришлось задуматься о полном переводе штатных сотрудников на домашний режим функционирования. Испытанием стал массовый перевод работников на удалёнку, ведь пришлось адаптировать весь рабочий процесс существующему положению вещей.

IT- компании – яркий представитель подобных структур.

Многие компании, специализирующиеся на продажах, особенно это коснулось «продавцов» программного обеспечения, также осуществили перевод сотрудников на удалённый режим работы, адаптировав обслуживание под реалии времени.

Создав определённые платформы, стало возможным консультировать клиентов, продавать продукт (реализация товаров, предоставление услуг) компании онлайн.

 Формы удалённого режима осуществления рабочих обязанностей

 Согласно Трудовому кодексу РБ (ТК) в белорусском государстве присутствуют 2-е формы удалённого труда:

• на дому;
• дистанционная.

Данные режимы работы похожи, но присутствуют и отличия

Работа на дому – это когда рабочие обязанности выполняются сотрудником по месту жительства или в ином помещении по усмотрению работника. Но стоит отметить, что в данной ситуации работодатель обязан проверить помещение на предмет охраны труда, что требует действующее законодательство Республики Беларусь.

Для дистанционной работы закон подобных правил не предписывает.

Зато для подобного режима работы характерна коммуникация с работодателем, коллегами посредством компьютерных технологий. К надомнику таких требований не предъявляется.

Работник, трудящийся на дистанционке вправе определять часы труда, отдыха в самостоятельном порядке.

Заключение дополнительных соглашений к договору посредством отправки по электронной почте возможно при дистанционном режиме работы.

 Как осуществляется процесс?

Действующее законодательство РБ не предусматривает возможность временной работы в удалённом формате прямо.

Согласно ТК, работодатель и сотрудник должны прийти к соглашению в данном вопросе. Составление письменного приложения по поводу осуществления работы в данном режиме, называемое дополнительным соглашением, обязательно.

Подобный формат выполнения рабочих обязанностей возможен только для структур, что осуществляют функционирование при помощи информационных технологий.

Алгоритм действий при переводе сотрудников на дистанционный режим

1. Составляется список сотрудников, которые могут трудиться удалённо. Работник должен быть уведомлен за 30 дней до перевода в иной рабочий формат, но при согласии сотрудника, составлении дополнительного соглашения и при возникших условиях подобный срок соблюдать не нужно.
2. Сотрудник предоставляет заявление с просьбой о переводе на удалёнку. В подобной документации указывается причина перевода и срок работы таким образом. В данной ситуации причиной будет служить: «в связи с пандемией коронавирусной инфекции» с … по.… Указание периода обеспечивает возможность перехода на обычный режим выполнения рабочих функций при стабилизации ситуации в стране.
3. К трудовому договору в подобной ситуации как приложение следует оформить соглашение дополнительного характера, суть которого в переходе в новый формат работы. В документации должны присутствовать сведения по поводу:

• периода осуществления трудовых обязанностей таким образом;
• часов работы;
• время, частота коммуникации с коллегами, начальством;
• обмен документацией;
• охраны труда;
• иных моментов.

4. Составление, утверждение приказа руководителя на предмет перевода на удалённый формат работы, с которым знакомится сотрудник и расписывается в документе.

  Для того чтобы вопросов не возникало…

Чтобы предупредить вопросы по поводу организации труда сотрудников в удалённом формате можно создать Специальное положение, где прописан процесс.

Какие сведения следует отразить в документации?

Предпочтительнее поделить на главы данное положение.

1. Гл. 1. Общие положения.

В 1-ой главе следует назвать цели, задачи положения. Здесь также должно фигурировать определение «дистанционная работа».

2. Гл. 2. Алгоритм принятия на подобную работу, переход на новый режим функционирования, ситуации, которые чреваты увольнением.
3. Организация труда сотрудника в удалённом формате.

Здесь следует предусмотреть моменты…

• технического оснащения рабочего места сотрудника;
• каналы делового общения работника с начальством, коллегами, чего требует процесс;
• передача документации;
• расходы, их восполнение;
• иные вопросы.

  Иные способы для изоляции сотрудника на время

Продолжая всем надоевшую тему о коронавирусе, обойти которую никак не удаётся, так как жить, работать, общаться сегодня приходится с оглядкой на опасное заболевание, что способно привести к летальному исходу, стоит отметить, что в ситуации, когда работник болен, а признаки заболевания на лицо, отправляйте его домой безо всяких «но».

В этой ситуации составляется приказ, в котором работник расписывается. Если же «трудоголик» отказывается, то в данной ситуации составляется акт.

Желание работника взять досрочный трудовой отпуск полностью, частично, отпуск без сохранения зарплаты на небольшой отрезок времени для решения семейно-бытовых проблем, с частичным сохранением заработка, уменьшением V работы разумный наниматель должен одобрить в сложившейся ситуации.

В ситуации, когда работы нет по производственным причинам, относящимся к выходу из строя оборудования, отсутствия материалов, сырья, иных ресурсов, без которых не обойтись в процессе осуществления обязанностей, работодатель посредством издания собственного приказа вправе «объявить» о простое.

Полгода – максимальный срок, на который можно остановить рабочий процесс в данной ситуации согласно действующему законодательству Республики Беларусь.

В подобном случае грамотная организация рабочего процесса – необходимость. Для того чтобы оформить простой, не требуется согласие сотрудника, но основания для данного решения должны быть вескими. Кроме того, нельзя забывать, что в ситуации простоя, сотрудник получает 2/3 оклада в соответствии с действующим законодательством белорусского государства.

Тяжело было в 2020 году, когда приходилось оперативно искать пути решения проблемы организации труда в полноценном режиме, чтобы производительность труда не пострадала и сотрудники были довольны.

Сегодня граждане Беларуси, всего мира научились жить и работать в новых реалиях и поняли, что ничего невозможного нет!