buhvitebsk.by

Статьи / 04.02.2024

Время прочтения: 8 мин

Держите в голове эту информацию, если хотите реально проверить свои кадры, а не просто сделать отметку!


Проверка кадровой работы – это всегда пристальный аудит документации, которой в избытке у каждого специалиста ОК. «Бухгалтерские технологии» много раз проводили такие мероприятия, поэтому хотим поделиться опытом.

Потребность в подобной операции способна дать знать по разным причинам:

1. Устранение выявленных изъянов.
2. Приведение в соответствии новыми нормами законодательства.
3. Увольнение сотрудника, работавшего в кадрах.
4. Накануне плановой проверки уполномоченными органами.

Вариантов масса. Однако мало знать, когда стоит копошиться в документах. Требуется представление о том, на что стоит обратить внимание, некая система. Разбираемся дальше.

Какие документы должны быть в компании?

«Бухгалтерские технологии» не собираются приводить исчерпывающий перечень, но присутствует такое, на чем проверка кадровой документации обязана заостряться. Причина в том, что отсутствие этого негативно сказывается на функционировании фирмы. Итак, 100% обязаны присутствовать:

· ПВТР;
· рабочие и отпускные графики;
· должностные инструкции;
· штатное расписание;
· положение по оплате труда;
· трудовые договоры;
· личные дела и карточки;
· трудовые книжки и журналы учета;
· табель рабочего времени;
· положение и инструкции по ОТ и ТБ.

Все это могут истребовать проверяющие или представители суда.

А что с оформлением личных дел?

Этот документ готовится после подписания договора и издания приказа. «Бухгалтерские технологии» – один из лидеров, предлагающих кадровый аутсорсинг в РБ, поэтому уверенно указываем на самую частотную ошибку. Заинтриговали? Даем ответ: документы в деле присутствуют без учета установленной последовательности. Между тем, в нормативах четко установлен приведенный ниже порядок:

1. Внутренняя опись.
2. Дополнение к личному листку.
3. Личный листок.
4. Автобиография.
5. Документация об образовании, переподготовке и т.д. (копии).
6. Заявление о приеме на работу.
7. Копия приказа о приеме на работу.

Мало того, уместно дополнительное включение ряда других документов:

1. Декларация о доходах.
2. Обязательство должностного лица.
3. Контракт госслужащего.
4. Справка-объективка.
5. Анкета.
6. Копия протокола ученого совета, общего собрания.
7. Копия решения учредителей.
8. Договор о материальной ответственности.
9. Направление на работу.

Принято добавлять и то, что характеризует деловые и личные качества:

1. Характеристика.
2. Список научных трудов.
3. Прочее.

Некоторые ошибочно полагают, что в личном деле непременно обязан присутствовать трудовой договор, но это не так. Проверка кадровой работы не станет заостряться на таком моменте. Однако служба ОК предприятия вполне может так поступать. Не забывайте о необходимости соблюдения хронологии.

В деле совсем не нужны:

· копии документации об отпусках, дисциплинарных взысканиях;
· справки о домашнем адресе, семейном составе и зарплате;
· прочая документация со сроком хранения до 10 лет.

Для документов личного дела обязана присутствовать обособленная обложка. Хранение происходит отдельно от прочих дел по номерам или алфавиту. Для учета и обеспечения надлежащей сохранности предусмотрен специальный журнал. Контроль выдачи и возврата обеспечивается специальными карточками.

Хотя бы раз в 5 лет назначается комиссия, которая проверяет все это и фиксирует в дополнении к личному листку по учету кадров. Обнаруженные недостатки указываются в акте, утверждаемом руководителем.

Что держать в поле зрения при проверке трудовых книжек?

Проверка кадровой документации в этом направлении начинается с изучения приказа о назначении ответственного за трудовые. Если его нет, то подпись в книжках ставит исключительно руководитель.

Заполняются трудовые на каждого, кто трудится свыше 5 дней, если занятость основная. Исключение – когда наниматель имеет статус физлица.

Проверяя заполнение, обратите внимание на эти моменты:

· соответствие обозначений должности в трудовой и справочниках;
· соответствие наименования компании тому, что отражено в учредительной документации;
· соответствие наименования структурного подразделения тому, что озвучено в штатном расписании и трудовом договоре.

В книге учета обязаны регистрироваться книжки в полном объеме. Обратите внимание на наличие подписей лиц, освобожденных от должностей.

Сами книжки хранятся в несгораемом шкафу или сейфе. Те, которые не получены персоналом при увольнении, сберегаются 2 года, но хранятся отдельно. Когда срок подходит к концу, происходит передача в архив фирмы. Через 50 лет происходит уничтожение.

А с трудовыми договорами порядок?

Трудовой договор заключается письменно в 2 экземплярах (для сотрудника и работодателя) и подписывается сторонами правоотношений. Существует примерная форма этого документа, на которую и нужно ориентироваться.

То, что содержание обязано соответствовать законам, понятно и без лишних комментариев. Грубейшее нарушение – отсутствие договоров.

Помните, если некоторые условия будут признаны недействительными, вовсе не означает, что аннулируется весь договор. Началом действия считается фактический допуск к работе.

Все ли верно с оформлением приема на рабочее место, ознакомлением с ЛПА?

Важен не только трудовой договор, но и соответствующий приказ, с которым сотрудника знакомят под подпись. При отказе составляется акт.

Стоит сразу сверяться с договорами и записями в трудовых. Везде сведения обязаны совпадать.

Ознакомить с ЛПА – не право, а обязанность работодателя. Способны этой операции в законе не конкретизируются, поэтому уместны варианты. Целесообразно использовать:

1. Лист ознакомления для одного со всеми ЛПА.
2. Лист ознакомления всех с отдельным ЛПА.
3. Подпись об ознакомлении на конкретном ЛПА.

А рабочий режим соблюдается

Время работы регламентировано статьями 110-133 ТК РБ. Режим предполагает не только моменты начала и завершения рабочего дня, но и перерывы, сменность, а также выходные. Определяется режим ПВТР или графиком сменности.

Чтобы оценить правильность, стоит подвергнуть анализу ряд нормативов:

· ПВТР;
· график смен;
· график работы;
· колдоговор;
· положения о подразделениях;
· табели;
· трудовые договоры.

Если в компании присутствует профсоюз, требуется его согласование. Установленный режим доводится до сведения коллектива хотя бы за месяц.

Говоря о частотных проблемах, «Бухгалтерские технологии» хотят озвучить:

1. Несоответствие режимов в разных документах.
2. Различия в режимах для подразделений не фиксируются надлежащим образом.
3. Документация оформлена неверно.

Работодатель обязан контролировать явку и уход с работы. Учет ведется в табелях. Если говорить о нарушениях, самыми распространенными признаны:

· неверные условные обозначения;
· проставление прогулов до получения объяснения или составления акта об отказе;
· отсутствие отметок об опозданиях;
· когда человек в командировке, указываются отработанные часы;
· при неполном рабочем времени приводятся полные дни.

Оформление отпусков – это тоже важно!

Тут сред нарушений хочется отметить:

· отсутствие графика;
· составление графика с опозданием;
· не предоставляется дополнительный отпуск, хотя наниматель обязан;
· неправильная замена компенсацией;
· дата начала отпуска определяется без договоренности с сотрудником и пр.

Обращайте внимание не только на график, но и сами приказы и основания для их издания. Если же нет времени оперировать такой кучей информации, закажите кадровый аутсорсинг (в РБ так поступают все чаще) у компании «Бухгалтерские технологии»!


Читайте также

Держите в голове эту информацию, если хотите реально проверить свои кадры, а не просто сделать отметку!

Проверка кадровой работы – это всегда пристальный аудит документации, которой в избытке у каждого специалистаRead More…

Читать дальше

Учетная политика образца 2024 года. Какая она?

Учетная политика организации разрабатывается собственными силами на основе принципов бухучета. Год только начался, поэтому ОООRead More…

Читать дальше

Устанавливаем ненормированный рабочий день

Ненормированный рабочий день требует надлежащего оформления. Шагов не так много, но по каждому требуются пояснения,Read More…

Читать дальше

Взыскание долга с участников, директора при признании компании банкротом по суду

Взыскание задолженности в РБ в массе случаев проходит в осложненных обстоятельствах. «Бухгалтерские технологии» хотели быRead More…

Читать дальше