Держите в голове эту информацию, если хотите реально проверить свои кадры, а не просто сделать отметку!

Проверка кадровой работы – это всегда пристальный аудит документации, которой в избытке у каждого специалиста ОК. «Бухгалтерские технологии» много раз проводили такие мероприятия, поэтому хотим поделиться опытом.

Потребность в подобной операции способна дать знать по разным причинам:

1. Устранение выявленных изъянов.
2. Приведение в соответствии новыми нормами законодательства.
3. Увольнение сотрудника, работавшего в кадрах.
4. Накануне плановой проверки уполномоченными органами.

Вариантов масса. Однако мало знать, когда стоит копошиться в документах. Требуется представление о том, на что стоит обратить внимание, некая система. Разбираемся дальше.

Какие документы должны быть в компании?

«Бухгалтерские технологии» не собираются приводить исчерпывающий перечень, но присутствует такое, на чем проверка кадровой документации обязана заостряться. Причина в том, что отсутствие этого негативно сказывается на функционировании фирмы. Итак, 100% обязаны присутствовать:

· ПВТР;
· рабочие и отпускные графики;
· должностные инструкции;
· штатное расписание;
· положение по оплате труда;
· трудовые договоры;
· личные дела и карточки;
· трудовые книжки и журналы учета;
· табель рабочего времени;
· положение и инструкции по ОТ и ТБ.

Все это могут истребовать проверяющие или представители суда.

А что с оформлением личных дел?

Этот документ готовится после подписания договора и издания приказа. «Бухгалтерские технологии» – один из лидеров, предлагающих кадровый аутсорсинг в РБ, поэтому уверенно указываем на самую частотную ошибку. Заинтриговали? Даем ответ: документы в деле присутствуют без учета установленной последовательности. Между тем, в нормативах четко установлен приведенный ниже порядок:

1. Внутренняя опись.
2. Дополнение к личному листку.
3. Личный листок.
4. Автобиография.
5. Документация об образовании, переподготовке и т.д. (копии).
6. Заявление о приеме на работу.
7. Копия приказа о приеме на работу.

Мало того, уместно дополнительное включение ряда других документов:

1. Декларация о доходах.
2. Обязательство должностного лица.
3. Контракт госслужащего.
4. Справка-объективка.
5. Анкета.
6. Копия протокола ученого совета, общего собрания.
7. Копия решения учредителей.
8. Договор о материальной ответственности.
9. Направление на работу.

Принято добавлять и то, что характеризует деловые и личные качества:

1. Характеристика.
2. Список научных трудов.
3. Прочее.

Некоторые ошибочно полагают, что в личном деле непременно обязан присутствовать трудовой договор, но это не так. Проверка кадровой работы не станет заостряться на таком моменте. Однако служба ОК предприятия вполне может так поступать. Не забывайте о необходимости соблюдения хронологии.

В деле совсем не нужны:

· копии документации об отпусках, дисциплинарных взысканиях;
· справки о домашнем адресе, семейном составе и зарплате;
· прочая документация со сроком хранения до 10 лет.

Для документов личного дела обязана присутствовать обособленная обложка. Хранение происходит отдельно от прочих дел по номерам или алфавиту. Для учета и обеспечения надлежащей сохранности предусмотрен специальный журнал. Контроль выдачи и возврата обеспечивается специальными карточками.

Хотя бы раз в 5 лет назначается комиссия, которая проверяет все это и фиксирует в дополнении к личному листку по учету кадров. Обнаруженные недостатки указываются в акте, утверждаемом руководителем.

Что держать в поле зрения при проверке трудовых книжек?

Проверка кадровой документации в этом направлении начинается с изучения приказа о назначении ответственного за трудовые. Если его нет, то подпись в книжках ставит исключительно руководитель.

Заполняются трудовые на каждого, кто трудится свыше 5 дней, если занятость основная. Исключение – когда наниматель имеет статус физлица.

Проверяя заполнение, обратите внимание на эти моменты:

· соответствие обозначений должности в трудовой и справочниках;
· соответствие наименования компании тому, что отражено в учредительной документации;
· соответствие наименования структурного подразделения тому, что озвучено в штатном расписании и трудовом договоре.

В книге учета обязаны регистрироваться книжки в полном объеме. Обратите внимание на наличие подписей лиц, освобожденных от должностей.

Сами книжки хранятся в несгораемом шкафу или сейфе. Те, которые не получены персоналом при увольнении, сберегаются 2 года, но хранятся отдельно. Когда срок подходит к концу, происходит передача в архив фирмы. Через 50 лет происходит уничтожение.

А с трудовыми договорами порядок?

Трудовой договор заключается письменно в 2 экземплярах (для сотрудника и работодателя) и подписывается сторонами правоотношений. Существует примерная форма этого документа, на которую и нужно ориентироваться.

То, что содержание обязано соответствовать законам, понятно и без лишних комментариев. Грубейшее нарушение – отсутствие договоров.

Помните, если некоторые условия будут признаны недействительными, вовсе не означает, что аннулируется весь договор. Началом действия считается фактический допуск к работе.

Все ли верно с оформлением приема на рабочее место, ознакомлением с ЛПА?

Важен не только трудовой договор, но и соответствующий приказ, с которым сотрудника знакомят под подпись. При отказе составляется акт.

Стоит сразу сверяться с договорами и записями в трудовых. Везде сведения обязаны совпадать.

Ознакомить с ЛПА – не право, а обязанность работодателя. Способны этой операции в законе не конкретизируются, поэтому уместны варианты. Целесообразно использовать:

1. Лист ознакомления для одного со всеми ЛПА.
2. Лист ознакомления всех с отдельным ЛПА.
3. Подпись об ознакомлении на конкретном ЛПА.

А рабочий режим соблюдается

Время работы регламентировано статьями 110-133 ТК РБ. Режим предполагает не только моменты начала и завершения рабочего дня, но и перерывы, сменность, а также выходные. Определяется режим ПВТР или графиком сменности.

Чтобы оценить правильность, стоит подвергнуть анализу ряд нормативов:

· ПВТР;
· график смен;
· график работы;
· колдоговор;
· положения о подразделениях;
· табели;
· трудовые договоры.

Если в компании присутствует профсоюз, требуется его согласование. Установленный режим доводится до сведения коллектива хотя бы за месяц.

Говоря о частотных проблемах, «Бухгалтерские технологии» хотят озвучить:

1. Несоответствие режимов в разных документах.
2. Различия в режимах для подразделений не фиксируются надлежащим образом.
3. Документация оформлена неверно.

Работодатель обязан контролировать явку и уход с работы. Учет ведется в табелях. Если говорить о нарушениях, самыми распространенными признаны:

· неверные условные обозначения;
· проставление прогулов до получения объяснения или составления акта об отказе;
· отсутствие отметок об опозданиях;
· когда человек в командировке, указываются отработанные часы;
· при неполном рабочем времени приводятся полные дни.

Оформление отпусков – это тоже важно!

Тут сред нарушений хочется отметить:

· отсутствие графика;
· составление графика с опозданием;
· не предоставляется дополнительный отпуск, хотя наниматель обязан;
· неправильная замена компенсацией;
· дата начала отпуска определяется без договоренности с сотрудником и пр.

Обращайте внимание не только на график, но и сами приказы и основания для их издания. Если же нет времени оперировать такой кучей информации, закажите кадровый аутсорсинг (в РБ так поступают все чаще) у компании «Бухгалтерские технологии»!