Восстановление кадрового учета
Восстановление кадрового учета для предприятия сложный и, в тоже время, необходимый процесс. От качества проведенной работы зависит трудовой стаж каждого работника, а для предприятия возможность наладить отчетность по показателям оснащенности кадрами, состава работников и данные для пенсионного обеспечения сотрудников.
01
Аудит кадровых документов
Ситуация с утерей документов может возникнуть при переезде организации на новое место или в новый офис, форс-мажорных обстоятельствах и халатного отношения работников. Организация не всегда способна восстановить учет и вынуждена обращаться в специализированные организации. В городе Витебске и Витебской области восстановлением документов по кадрам занимается Отдел по г. Витебску и Витебской области ООО «Бухгалтерские технологии».
Под понятием восстановление кадрового делопроизводства подразумевается не только восстановление утерянных или порченных в результате форс-мажора документов, но и приведение в порядок в соответствие с требованиями законодательства имеющихся в наличии. Необходимо проверить, полный ли пакет документов имеется на каждого работника, ведутся ли журналы учета, и вся ли отчетность предоставлена в проверяющие органы.
1.
После обнаружения необходимости проведения работ по восстановлению кадровых документов встает вопрос, какие именно документы отсутствуют и какие следует переделать или исправить. Для этого проводится аудит оставшихся документов. Бывают ситуации, не позволяющие скрыть факт утери документов и организовать восстановление внутри хозяйствующего объекта, а требуется вмешательство компетентных органов.
2.
Кадровый аудит предусматривает проверку соответствия составленной в рамках предприятия документации нормам действующих законодательных и подзаконодательных актов Республики Беларусь.
3.
Пристальное внимание обращается на бланки строгой отчетности. К ним относятся трудовые книжки. Предприятие не может подтверждать записи этого документа, сделанные сторонними работодателями, придется делать запросы в архив или обращаться в организации, где записи были сделаны.
4.
Для проведения аудита на предприятии создается аудиторская комиссия, имеющая право подписи на актах, составленных в ходе проведения расследования и фиксации фактов отсутствия и наличия документов.
5.
После подписания приказа о проведении кадрового аудита составляется акт имеющихся в наличии документов. Следующим шагом станет выявление не достающих трудовых книжек, ведомостей и всей остальной кадровой документации.
02
Сбор информации для восстановления кадрового учета
Для проведения действий по восстановлению недостающих документов нужно построить алгоритм действий по поиску сведений, содержащихся в недостающих документах. Электронные копии нужно проверить в первую очередь. С их помощью восстановление пойдет легко.
Помимо этого, проверяются регистры учета, имеющие сведения, необходимые для восстановления. К ним относятся карточки учета, книги приказов, ведомости по выплате зарплаты. Отчетность в большинстве случаев сдается в электронном виде и имеется на жестких дисках и других носителях информации.
Не всегда представляется возможным восстановить все документы. По ним составляется отдельный акт. В нем указываются причины, не позволяющие восстановить документацию.
Найденную информацию, по которой представляется возможным восстановление кадрового делопроизводства, обобщают в документы. Датой оформления документа будет текущая дата, а форма и название сохранится. С новым (восстановленным) документом необходимо ознакомить всех сотрудников, имеющих к нему отношение. Такой подход поможет избежать обвинения в фальсификации.
03
Восстановление трудовых книжек
Восстановить трудовые книжки полностью не всегда представляется возможным. Частой причиной является отсутствие данных с прошлых мест работы. Работодатель заводит новую книжку по такому алгоритму:
- в новый бланк трудовой книжки вносятся фамилия, имя, отчество (если имеется) согласно паспорту;
- образование записывается по данным диплома, свидетельства о присвоении квалификации, либо другого документа;
- записи о трудовой деятельности, осуществляемой помимо данной организации, заносятся при наличии документального подтверждения;
Особый случай, когда трудовая книжка не утеряна, а существенно повреждена. В такой ситуации есть возможность записи восстановить, приняв за основание этот документ. Необходимо внимательно изучить каждую запись на предмет читаемости и четкости печати.
04
Перечень документов, подлежащих восстановлению в первую очередь
трудовые книжки на работающих сотрудников;
личные дела;
личные карточки Т-2;
приказы, касающиеся личного состава: прием на работу, перемещение, увольнение и другие;
графики отпусков;
трудовые договоры;
штатное расписание;
табели и иные документы по учету рабочего времени;
командировочные документы;
должностные инструкции;
журналы учета кадровых документов.
Процесс восстановления кадрового учета осложняется тем, что ранее неверно составленные документы, подвергшиеся изменениям, будет необходимо дать на подпись руководителю и работнику. Не всегда это просто сделать. Нередко встречаются договоры, должностные инструкции и прочие стандартные формы, скачанные из интернета и не адаптированные под конкретное предприятие.
Сотрудникам трудно объяснить, почему ранее подписанные ими документы были изменены. Нужно запастись достаточным количеством аргументов, чтобы понятно донести такую необходимость до слушателя.
Менее болезненным станет процесс восстановления отчетности. Все отчеты имеются у заинтересованных пользователей отчетности, и с них без проблем есть возможность снять копии. Обязательным условием восстановления документации должна стать проверка сданной отчетности. Насколько вовремя сдавалась, нет ли просроченной и соответствуют ли указанные в отчетности данные существующим в реальности.
Допущенные ошибки при оформлении кадровых документов приводят к административной ответственности и штрафам. Сотрудники при оформлении пенсии столкнутся с проблемой подтверждения стажа и обращениям в трудовые инспекции.
Действия или бездействия работников, а также стихийные бедствия становятся причиной недоработок в системе кадрового учета организации. Независимо от причины, недоработки в документации или ее отсутствие должны быть вовремя устранены. Ответственность за это несет руководитель организации и лицо, уполномоченное на его ведение.