Разработка номенклатуры дел
Юридические лица в ходе своего функционирования сталкиваются с необходимостью составления, ведения и хранения большого количества документов, включая трудовые контракты с работниками, договоры с контрагентами, внутренние приказы и распоряжения и т.д. Чтобы не происходило путаницы, эти бумаги должны быть систематизированы. Для этого требуется разработка номенклатуры дел.
01
Общая характеристика номенклатуры дел
Несмотря на то, что для ее составления не требуется особой подготовки, данную функцию целесообразно передать специалистам, хорошо разбирающимся в действующем законодательстве и делопроизводстве. Сотрудники Отдела по г. Витебску и Витебской области ООО «Бухгалтерские технологии» готовы оказать данную услугу вашей фирме качественно и по приемлемой цене.
Общие положения о номенклатуре дел закреплены в Постановлении Министерства юстиции РБ от 19.01.2009 г. № 4 В соответствии с пунктом 150 указанного нормативно-правового акта под номенклатурой дел понимается список заголовков дел, которые заводятся в конкретном субъекте хозяйствования, выстроенный в определенную систему.
Помимо наименования в перечне указывается следующая информация:
- индекс дела;
- количество томов, частей;
- срок хранения;
- примечание.
Цель составления номенклатуры заключается в обеспечении надлежащего ведения документооборота. То есть без ее разработки создать условия для должного хранения документов весьма проблематично.
Номенклатура дел призвана выполнять ряд важных функций, включая следующие:
- указание на виды деятельности, которые осуществляет юридическое лицо;
- распределение документации по соответствующим разделам;
- формирование базы, предназначенной для индексации документации;
- указание на сроки хранения;
- формирование описей бумаг, подлежащих хранению на определенный срок;
- составление актов об уничтожении дел, у которых истек предусмотренный законом срок хранения и т.д.
В белорусских организациях номенклатура дел применяется для учета дел временного хранения, то есть до 10 лет.
Отдел по г. Витебску и Витебской области ООО «Бухгалтерские технологии» на протяжении длительного периода времени оказывает услугу по разработке номенклатуры дел организации. Наши специалисты проанализируют ситуацию, сложившуюся в вашей организации, систематизируют имеющуюся документацию и приведут ее в порядок.
02
Типовая форма номенклатуры
Форма номенклатуры дел представлена в виде 5 граф, которые подлежат поэтапному заполнению.
Содержание и наполнение каждой графы определяется следующим образом:
включает индексы (номера) дел.
включает индексы (номера) дел.
отражает заголовки дел и представляют собой краткое обозначение данных о структуре и содержании бумаг, которые находятся в одном деле.
именуется «Количество дел».
Ее следует заполнять только по окончании календарного года, когда все дела сформированы и завершены делопроизводством.
отражает сроки хранения дел с указанием на пункты Перечня.
содержит примечания.
Примечания представляют собой некие отметки, в частности о формировании нового дела, об их уничтожении, об ответственных субъектах и т.д.
Если у вас возникли сложности с заполнением формы, вы можете обратиться к специалистам Отдела по г. Витебску и Витебской области ООО «Бухгалтерские технологии», которые специализируются на предоставлении услуг подобного рода.
03
Способы формирования
Компания может использовать различные способы формирования списка дел. Так, при наличии обособленных подразделений перечень целесообразно формировать по структурному принципу (кадровая служба, юридический отдел, бухгалтерия и т.д.).
Если фирма небольшая и учредительными документами не предусмотрены деление на отделы, то дела могут группироваться по направлениям деятельности (учет, планирование, финансирование, отчетность и т.д.).
Кроме того, существует практика, когда номенклатура составляется по конкретным специалистам (экономист, кассир, менеджер и т.д.).
При этом каждая организация вправе самостоятельно решать, какой способ будет реализовывать в ходе осуществления своей деятельности в данном направлении.
04
Требования к составлению номенклатуры дел
Процедура разработки номенклатуры дел в организации требует ответственного отношения. В этой связи аналитическую работу, которая предшествует подготовке самой номенклатуры, целесообразно проводить на протяжении всего года, а не в последний момент. Если структура компании за прошедший год сохранилась, а ее задачи не претерпели существенного изменения, то вполне достаточно внести уточнения в действующий документ и оформить ее соответствующим образом. Это позволит сэкономить на переработке и составлении на будущий отчетный период. Именно поэтому она должна быть максимально качественной.
Главное требование при составлении списка дел распространяется на основания его составления. Так, в обязательном порядке потребуются учредительная документация хозяйствующего субъекта, при наличии структурных подразделений положения о них, должностные инструкции, штатное расписание и иные бумаги, содержание которых отражает приоритетные задачи и базовые функции компании.
Кроме того, в одном деле могут находится разные документы, объединенные между собой определенными признаками, включая предметно-вопросный, номинальный, корреспондентский и т.д., и с одним сроком хранения.
Помимо этого, существуют определенные требования, распространяющиеся на порядок заполнения граф номенклатуры. В частности, речь идет о том, что при заполнении главы 2 (заголовок) необходимо соблюдать принципы краткости, лаконичности и четкости. В противном случае, номенклатура будет излишне растянута и не позволит обеспечить порядок в документообороте компании: найти какой-либо файл будет весьма проблематично и потребует много времени и сил.
При заполнении графы 2 требуется соблюдать определенную последовательность расположения заголовков. Эта очередность располагается в зависимости от их значения и взаимосвязи между собой. Это означает, что сначала располагаются наименования дел с документами, изданными вышестоящими органами. После них идут уставы, положения и иная организационно-распорядительная документация компании. Далее размещаются планы, отчеты, переписка и т.д. Если у вас возникли вопросы по формированию номенклатуры дел, вы можете обратиться в Отдел по г. Витебску и Витебской области ООО «Бухгалтерские технологии» за помощью. Наши опытные специалисты проконсультируют вас по любому интересующему вопросу и дадут грамотные советы в соответствии с нормами действующего законодательства.