Хранение документов обязательно для всех предприятий в Республике Беларусь. Не важно, государственное предприятие или частное, требования к хранению архива одинаковы для всех. Хранить нужно не всю документацию, а только некоторую её часть, которая несет важные сведения. Большая часть информации, использующейся в работе, для будущего не представляет ценности, так что уничтожается сразу.
Все меняется, если речь заходит о первичных документах. Организации хранят у себя все бухгалтерские документы, договора, финансовые документы и дела сотрудников. Все это некоторое время сохраняется в компании, чтобы предоставить их по требованию государственных органов. Они потребуются при проведении проверок в организации. Их же запрашивают государственные органы в случае судебного или уголовного разбирательства. Понятно, если дело ведется против вас, то изымут все, но это может оказаться и компания, с который вы имели дело несколько раз.
К тому же компания обязана обеспечить условия хранения. Если какой-то документ хранится пять лет, то никакие отговорки не будут интересовать проверяющих. Лучше складывать архив в сухое помещение, в котором нет вероятности прорыва труб или пожара. Доступ в помещение ограничьте, некоторые данные не должны попадать в руки другим людям. Это относится как к информации о фирме и сделках, так и к личным делам сотрудников, в которых хранится вся их информация.
Архивное хранение документов на предприятии подпадает под определенные требования. Если компания активно ведет дела, заключает договоры, нанимает и увольняет сотрудников, то архив пополняется постоянно. Под большое количество бумаги выделяется отдельное помещение, что накладно для тех, кто снимает их в аренду. Да и собственнику не захочется тратить место под архив. К тому же, за ним нужно следить и уничтожать бумаги, у которых истек срок хранения. Чтобы избавиться от проблем с архивом, вы наймите стороннюю фирму. Наш Отдел по г. Витебску и Витебской области ООО «Бухгалтерские технологии» предоставляет такую услугу. Мы храним у себя архив и занимаемся уничтожением ненужных документов, вы получаете доступ к бумагам, когда потребуется.
Требования к хранению документов
Нормативный документ РБ от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» устанавливает требования для бухгалтерской документации. Он устанавливает, сколько времени будут храниться документы, связанные с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности.
Другой законодательный акт определяет требования к документации бюджетных учреждений. В нем прописано то, в течение какого срока документация хранится на предприятии. После этого фирмы сдают её в областной архив, получают квитанцию, и её хранят постоянно.
Бухгалтерская документация хранится 3 года после проверки налоговиками соблюдения законодательства. Некоторые данные могут храниться и до 10 лет в обязательном порядке.
Сроки устанавливаются с начала следующего года после окончания делопроизводства. Если производство закончилось в марте, то срок исчисляться все равно начнет с первого января следующего года.
Существует еще несколько документов и законных актов, которые регулируют эту сферу жизни предприятия. Сроки написаны в приложениях к законам, для каждого из документов определен свой срок хранения на предприятии. Далеко не все из них передают потом в областные архивы, многие можно уничтожить.
Для руководителей главное понять, что к документам нужно относиться бережно. Важными становятся любые бумажки, которые имеют отношения к деньгам, сделкам, налогам или личной информации. Все их нужно аккуратно хранить, проверить могут в любой момент. Вам стоит ознакомиться со всеми требованиями к документам. Назначьте ответственных сотрудников, которые отвечают за тот или иной тип документации. Лучше если они будут разбираться в этом или это один человек, ответственный за весь архив.
Нарушение, из-за которого было нарушено архивное хранение документов, наказывается штрафом. Его размер зависит от того, какая документация была утеряна или уничтожена, и кто за неё отвечал. Штраф накладывается и на фирму и на сотрудника. За уничтожение важных документов следует уголовное наказание.
Еще больше ограничений накладывается на фирмы, которые имеют дела с гостайнами того или иного уровня. Требования строже, ответственности больше и придется нанять отдельного человек, который будет отвечать только за это.
Не все документы нужно хранить на предприятии. Вы можете обратиться в те фирмы, которые предоставляют такие услуги. Мы в Отделе по г. Витебску и Витебской области ООО «Бухгалтерские технологии» рады помочь вам решить затруднения. Предоставим вам помещения для хранения или возьмемся за это сами.
Услуги по хранению документов
Маленькие фирмы или ИП могут не иметь место для складирования документации. Причин бывает много, все зависит от аренды помещений, брать еще одно рядом с офисом не выгодно. Заказать склад неизвестно где тоже не лучшая идея. Ответственные сотрудники должны иметь туда доступ. К тому же, условия должны подходить для хранения бумаги.
Некоторые арендуют помещения в отдельном здании, которое специализируется на хранении подобных вещей. Но лучше заказать услугу у профессиональных фирм. Заключите договор, и вам не придется заботиться о сохранности документов, надо только передавать их на место хранения, за дальнейшее отвечает компания.
К тому же, на небольших предприятиях редко бывают профильные сотрудники во всех сферах. Если доверите дело нашему Отделу по г. Витебску и Витебской области ООО «Бухгалтерские технологии», то мы проведет для вас консультацию о том, какие бумаги сколько хранятся. Обучим нескольких сотрудников, которые будут отвечать за архив на предприятии. В этом случае точно получится избежать штрафов из-за того, чтобы не были сохранены нужные бумажки. Штрафы за такие проступки большие, самый маленький составляет 5 базовых величин, дальше только увеличиваются.
Хранение документов у специального предприятия поможет избежать штрафов от проверяющих органов. Мы знаем, как организовать лучшие условия для бумажных носителей и какие требования предъявляются государственными органами. Такой вариант подойдет всем, кто не имеет дела с государственными тайнами. Обращайтесь в наш Отдел по г. Витебску и Витебской области ООО «Бухгалтерские технологии», мы подберем подходящий тариф и обсудим условия.
