Аутсорсинг кадрового делопроизводства
Стабильное функционирование компании трудно представить себе без квалифицированного персонала, который должен быть учтен в соответствующем порядке.
01
Нормативно-правовая база кадрового делопроизводства в РБ
Для этих целей в организации предусмотрена кадровая служба, которая занимается всеми вопросами, связанными с приемом и увольнением сотрудников, внесением записей в их трудовые книжки, расчетам, разработкой нормативной базы в данной сфере и т.д. Однако если компания небольшая, то функции по работе с кадрами могут быть возложены на бухгалтера либо руководителя фирмы. Зачастую совмещение нескольких должностей одним человеком не приводит ни к чему хорошему, поскольку времени на качественное выполнение своих обязанностей не хватает, в спешке из внимания могут выпасть важные моменты.
В этой связи Отдел по г. Витебску и Витебской области ООО «Бухгалтерские технологии» предлагает воспользоваться профессиональной услугой по ведению кадрового делопроизводства.
В Беларуси действует целый ряд документов, положения которых регулируют порядок кадрового делопроизводства.
Среди них особого внимания заслуживают следующие:
- Трудовой кодекс РБ;
- Постановление Минюста РБ от 19.01.2009 за № 4, которое содержит подробную инструкцию по осуществлению делопроизводства в государственных структурах;
- Постановление Минтруда и социальной защиты РБ от 16.06.2014 № 40, в котором отражается общий порядок ведения трудовых книжек;
- Постановление Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 26.03.2004 за № 2, раскрывающее содержательную характеристику процесса формирования, ведения и хранения личных дел персонала организации;
- Постановление Государственного стандарта от 26.10.2016 № 83;
- Приказ Директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции РБ от 14.05.2007 № 25 и др.
Это означает, что каждый сотрудник, на которого возложена обязанность по ведению кадрового учета, должен действовать в четком соответствии с перечисленными документами и руководствоваться ими. Более того, необходимо постоянно следить за вносимыми изменениями в законодательство и оперативно адаптироваться к ним.
Кроме нормативно-правовых документов, обязательных к исполнению для всех хозяйствующих субъектов, существуют и внутренние регламенты, инструкции и приказы, которые распространяют свое действие на работников конкретной организации. Это позволяет унифицировать систему учета для каждой организации.
02
Общая характеристика кадрового делопроизводства
Кадровое производство представляет собой вид деятельности, обеспечивающий должное ведение кадровой документации и организацию работы с ней.
Главная цель ведения кадрового производства состоит в налаживании системы работы с кадровыми документами. При этом основной задачей данной деятельности выступает корректное оформление трудовых отношений между работодателем и работником.
Кадровое делопроизводство охватывает широкий перечень вопросов, включая следующие:
оформление возникновения трудовых отношений, их изменение и прекращение;
оплата труда;
учет использования рабочего времени;
оформление отпусков, больничных, служебных командировок и т.д.;
оформление поощрений и взысканий;
ведение личных дел и трудовых книжек;
подготовка и оформление документов для назначения пенсии и т.д.
Эффективная организация ведения кадрового делопроизводства оказывает выраженное позитивное влияние на состояние компании. С одной стороны, грамотное ведение учета кадров позволяет руководителю чувствовать себя максимально уверенно в период проведения проверок. С другой стороны, наличие кадровой документации позволяет решать спорные ситуации, возникающие между работодателем и сотрудниками. Это означает, что компания надежно защищена как от внутренних, так и от внешних негативных обстоятельств. В этой связи заниматься таким ответственным делом, как учет кадров, должен исключительно профессионал.
Отдел по г. Витебску и Витебской области ООО «Бухгалтерские технологии» предлагает качественный аутсорсинг кадрового делопроизводства. Наши специалисты осуществят учет надежно, качественно и оперативно. Все внутриорганизационные сведения сохраняются в тайне.
03
Распространенные ошибки в кадровом учете
К сожалению, даже самый грамотный специалист сознательно или неосознанно в силу определенных причин может совершить ошибку в ведении кадрового учета. Если это обнаружится уполномоченными структурами, то компании грозят серьезные неприятности.
Наиболее распространенными ошибками в ведении кадрового производства выступают следующие:
- отсутствие правил, регламентирующих трудовой распорядок внутри компании;
- несогласование данного документа с профсоюзом;
- работники организации не ознакомлены с правилами внутреннего трудового распорядка;
- отсутствие штатного расписания либо его неактуальность;
- некорректное составление должностных инструкций либо их отсутствие;
- нарушение формы трудового договора;
- отсутствие регистрации трудового договора;
- ошибки в заполнении трудовой книжки;
- неправильное ведение книги учета движения кадровой документации;
- выдача на руки трудовых книжек не оформляется распиской и т.д.
Учитывая возможные проблемы, целесообразно повышать уровень квалификации работником, непосредственно занятым в сегменте кадровой документации. Для этого требуется изыскать возможность на законодательном уровне расширить рынок образовательных услуг в анализируемой сфере. К сожалению, в Беларуси таких образовательных продуктов явно недостаточно.
Особую роль в ведении кадрового документооборота играет внедрение программных технологий, которые способствуют существенному упрощению учета кадров и сокращению бумажного документооборота. Данный шаг поможет помимо увеличения эффективности ведения кадрового учета сократить временные и финансовые затраты компании.
Во избежание возникновения серьезных проблем ввиду допущения ошибок и неточностей организации кадрового делопроизводства, данный вид деятельности должен осуществлять квалифицированный специалист, имеющий необходимый опыт работы в данной сфере.
Сотрудники нашей организации осуществляют кадровый учет в малых, средних и крупных компаниях на протяжении длительного времени и заслужили хорошую репутацию, о чем свидетельствуют многочисленные положительные отзывы о нашей работе. Мы гарантируем высокое качество предоставляемых услуг и отсутствие проблем с уполномоченными органами в ходе проведения проверок.